Financer une formation avec son OPCO : le guide étape par étape

Qu'est-ce qu'un OPCO et à quoi sert-il ?

Pour financer une formation avec son OPCO, il faut d'abord comprendre le rôle de ces organismes. Les opérateurs de compétences (OPCO) ont été créés par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Ils ont remplacé les anciens OPCA et sont agréés par l'État pour accompagner les entreprises et les branches professionnelles dans le développement des compétences.

Leurs missions principales sont les suivantes :

• financer certaines actions de formation, en particulier pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
• financer l'alternance (contrats d'apprentissage et de professionnalisation) selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches ;
• apporter un appui technique aux branches professionnelles, notamment pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ;
• accompagner les TPE et PME dans l'analyse et la définition de leurs besoins en formation.

Chaque entreprise relève d'un seul OPCO, déterminé par sa branche professionnelle, c'est-à-dire par la convention collective qu'elle applique.

Quels sont les 11 OPCO ?

Il existe aujourd'hui onze opérateurs de compétences, chacun regroupant des branches professionnelles aux activités proches :

• AFDAS : culture, industries créatives, médias, communication, télécommunications, sport, loisirs et divertissement ;
• ATLAS : services financiers et conseil ;
• Constructys : construction ;
• OCAPIAT : agriculture, pêche, industrie agroalimentaire et territoires ;
• OPCO 2i : interindustriel ;
• OPCO Cohésion sociale : secteur de la cohésion sociale, notamment l'aide et le soin à domicile, l'animation, le lien social et familial, le logement social ;
• OPCO Commerce : commerce ;
• OPCO EP : entreprises de proximité, artisanat, professions libérales, services de proximité, notamment les assistants maternels et les salariés du particulier employeur ;
• OPCO Mobilités : transports et services de l'automobile ;
• OPCO Santé : secteur de la santé privé, notamment les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux privés ;
• AKTO : entreprises et salariés des services à forte intensité de main-d'œuvre, comme la propreté, l'hôtellerie-restauration, le travail temporaire ou la sécurité privée.

Le périmètre exact de chaque OPCO peut évoluer au gré des rapprochements de branches. En cas de doute, la vérification par la convention collective reste la méthode la plus fiable.

Quelles entreprises peuvent bénéficier d'un financement ?

Depuis la réforme de 2018, les fonds mutualisés du plan de développement des compétences sont réservés en priorité aux entreprises de moins de 50 salariés. Ce sont elles qui peuvent obtenir une prise en charge de tout ou partie des coûts pédagogiques de leurs formations, dans la limite des règles fixées par leur OPCO et leur branche.

Les entreprises de 50 salariés et plus financent en principe leur plan de développement des compétences sur leurs fonds propres. Plusieurs situations peuvent toutefois ouvrir des possibilités :

• des contributions conventionnelles ou volontaires versées à l'OPCO, prévues par certains accords de branche ou décidées par l'entreprise ;
• des dispositifs spécifiques portés par certaines branches ou certains OPCO sur des thématiques prioritaires ;
• des actions collectives proposées par l'OPCO, sur des thèmes choisis et avec des organismes référencés.

Les montants, les plafonds et les critères varient d'un OPCO à l'autre et peuvent changer d'une année sur l'autre. Il est donc recommandé de toujours vérifier les conditions en vigueur directement auprès de votre OPCO avant d'engager une formation.

Quelles sont les étapes pour obtenir une prise en charge ?

La démarche est plus simple qu'il n'y paraît, à condition de respecter l'ordre des étapes et surtout le calendrier.

1. Identifier votre OPCO. Repérez le code IDCC de votre convention collective : il figure généralement sur les bulletins de paie. Ce code permet de retrouver l'OPCO de rattachement, par exemple via les outils de recherche mis à disposition par les OPCO ou les services de l'État.
2. Vérifier les critères de prise en charge. Chaque OPCO publie ses propres règles : thématiques éligibles, durées, plafonds horaires, conditions liées à la taille de l'entreprise. Consultez votre espace adhérent ou contactez votre conseiller.
3. Demander un devis et un programme à l'organisme de formation. L'OPCO a besoin d'un programme détaillé (objectifs, contenu, durée, modalités, évaluation) et d'un devis précis. Un organisme certifié Qualiopi fournit ces documents sans difficulté.
4. Déposer la demande avant le début de la formation. C'est le point le plus important. Une demande déposée après le démarrage est en règle générale refusée. Anticipez le délai d'instruction, qui dépend de l'OPCO et de la période de l'année.
5. Signer la convention de formation. Elle formalise l'engagement entre votre entreprise et l'organisme : intitulé, objectifs, dates, lieu ou modalités à distance, nombre de participants, prix.
6. Réaliser la formation. Les feuilles d'émargement, ou les relevés de connexion pour la formation à distance, attestent de l'assiduité.
7. Transmettre les justificatifs. Le certificat de réalisation, établi par l'organisme, permet à l'OPCO de déclencher le remboursement ou le paiement.

Certains OPCO proposent également des formulaires simplifiés pour les TPE, ou des parcours clés en main sur des thématiques identifiées. Il est utile de poser la question à votre conseiller.

Qu'est-ce que la subrogation de paiement ?

Deux modes de règlement coexistent lorsqu'un OPCO prend en charge une formation :

• le remboursement : votre entreprise paie l'organisme de formation, puis se fait rembourser par l'OPCO sur présentation des justificatifs ;
• la subrogation de paiement : l'OPCO règle directement l'organisme de formation, pour la part qu'il prend en charge. Votre entreprise n'avance pas les frais et ne paie que l'éventuel reste à charge.

La subrogation est particulièrement appréciée des petites structures, pour lesquelles l'avance de trésorerie peut être un frein. Elle doit en général être indiquée lors de la demande de prise en charge et acceptée par l'organisme de formation. Les modalités exactes dépendent de chaque OPCO.

Quels documents un organisme Qualiopi vous fournit-il ?

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés, dont les financements des OPCO. Choisir un organisme certifié est donc une condition préalable à toute prise en charge. Pour savoir comment bien le choisir, consultez notre guide Qualiopi : comment choisir un organisme de formation.

Un organisme certifié met à votre disposition les documents nécessaires à chaque étape :

• avant la formation : programme détaillé avec objectifs, prérequis, durée, modalités pédagogiques et d'évaluation, informations sur l'accessibilité aux personnes en situation de handicap, devis, convention de formation ;
• pendant la formation : convocations, feuilles d'émargement ou relevés de suivi à distance ;
• après la formation : évaluation des acquis, attestation de fin de formation, certificat de réalisation, facture.

Chez mentalsense Académie, organisme certifié Qualiopi, ces documents sont générés et centralisés sur notre plateforme employeur : conventions, inscriptions, relances, suivi des parcours, attestations et certificats de réalisation. Vous gagnez du temps et limitez les oublis qui retardent les remboursements. Retrouvez plus de détails sur notre page financement.

Cas particuliers et conseils pratiques

Et pour la fonction publique territoriale ?

Les agents de la fonction publique territoriale ne relèvent pas d'un OPCO : leur formation est financée par le plan de formation de la collectivité et par le CNFPT.

Et pour les associations ?

Les associations employeuses relèvent d'un OPCO comme les entreprises, selon la convention collective qu'elles appliquent. Dans le secteur social, médico-social ou de l'animation, il s'agit souvent de l'OPCO Cohésion sociale ou de l'OPCO Santé.

Et pour une formation organisée en intra ?

Une formation intra, organisée pour plusieurs salariés d'une même structure, peut aussi faire l'objet d'une demande de prise en charge. Selon les OPCO, la demande est déposée globalement ou par participant, et les plafonds peuvent s'appliquer par heure, par stagiaire ou par action. Précisez bien le nombre de participants et la durée dans le programme et le devis : ce sont les premières informations vérifiées lors de l'instruction. Si vous formez des équipes réparties sur plusieurs sites ou à des dates différentes, anticipez un calendrier global et échangez avec votre conseiller sur la meilleure manière de présenter vos demandes.

Nos conseils pour éviter les refus

• anticipez : déposez votre demande plusieurs semaines avant la date de démarrage ;
• vérifiez que l'intitulé et les objectifs du programme correspondent aux thématiques prioritaires de votre OPCO ;
• conservez tous les justificatifs, en particulier les émargements et le certificat de réalisation ;
• surveillez le budget disponible : certains OPCO ferment leurs enveloppes en cours d'année lorsqu'elles sont épuisées ;
• en cas de doute, appelez votre conseiller OPCO : il est là pour vous accompagner.